Wie zijn wij?

Sivalo is een Nederlandse dienstverlener en de aanbieder van het AI Kompas. Wij helpen MKB-organisaties inzicht te krijgen in waar AI-assistenten waarde kunnen toevoegen, op basis van een gestructureerde vragenlijst afgenomen bij medewerkers. Sivalo is gevestigd in Nederland en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via onze dienstverlening worden verwerkt. Sivalo is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42064436.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens in twee situaties:

Via het contactformulier op onze website: naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatienaam en functie. Aanvullend de vraag die je stelt. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend om contact met je op te nemen naar aanleiding van jouw aanvraag.

Via de AI Kompas vragenlijst (in opdracht van een klantorganisatie): antwoorden op vragen over werkzaamheden, AI-gebruik, vaardigheden en houding ten aanzien van AI. Wij verwerken deze antwoorden uitsluitend op teamniveau en organisatieniveau. Individuele antwoorden worden niet teruggekoppeld aan de opdrachtgever, tenzij de medewerker hier in de vragenlijst expliciet akkoord voor heeft gegeven. De vragenlijst wordt anoniem verwerkt: rapportages bevatten geen herleidbare informatie naar individuele medewerkers.

Op welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?

Voor contactformuliergegevens geldt als grondslag: de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele stappen op jouw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG), dan wel ons gerechtvaardigd belang om te reageren op zakelijke vragen (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Voor vragenlijstgegevens geldt als grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met de klantorganisatie (art. 6 lid 1 sub b AVG). De klantorganisatie is verantwoordelijk voor het informeren van haar medewerkers over deelname aan het onderzoek.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Contactformuliergegevens bewaren wij maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een zakelijke relatie ontstaat die een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

Vragenlijstdata worden bewaard gedurende de looptijd van de opdracht. Uiterlijk 30 dagen na oplevering van de Routekaart anonimiseert Sivalo alle persoonsgegevens: e-mailadressen en namen worden verwijderd, antwoorden worden geaggregeerd naar teamniveau en open tekstvelden worden verwijderd of onherleidbaar gemaakt. Dit sluit aan op de verwerkersovereenkomst (Bijlage A bij de Algemene Voorwaarden). Geaggregeerde rapportages zonder persoonsgegevens kunnen daarna langer bewaard blijven voor productontwikkeling en rapportagedoeleinden.

Delen wij gegevens met derden?

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Met verwerkers die namens ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst af conform de AVG-vereisten. Voor de uitvoering van het AI Kompas maken wij onder meer gebruik van Microsoft 365 (waaronder Microsoft Forms, SharePoint, OneDrive, Outlook en Teams). Voor het contactformulier op onze website maken wij gebruik van Web3Forms, dat jouw inzending verwerkt en aan ons doorstuurt. Als wij een andere partij toevoegen of vervangen die persoonsgegevens verwerkt, informeren wij actieve opdrachtgevers hierover vooraf. Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

Jouw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren. Verwijdering: je kunt verzoeken om verwijdering van jouw gegevens. Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Beperking: je kunt verzoeken de verwerking te beperken in bepaalde gevallen. Overdraagbaarheid: je kunt jouw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.

Om gebruik te maken van een van deze rechten kun je contact opnemen via het contactformulier op onze website. Wij reageren binnen 4 weken op jouw verzoek.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Onze systemen maken gebruik van versleutelde verbindingen (HTTPS) en toegang tot gegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Cookies

Onze website gebruikt geen cookies voor tracking of advertenties. Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Simple Analytics, een Nederlandse dienst die geen cookies plaatst en geen persoonsgegevens verzamelt. De gegevens worden opgeslagen op servers in Nederland en verlaten de EU niet. De statistieken zijn geaggregeerd en niet herleidbaar tot personen. Er is daarom geen cookiebanner nodig.

Klachten

Als je van mening bent dat wij niet correct omgaan met jouw persoonsgegevens, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve klanten hierover.

Definities

1.1 Sivalo: de opdrachtnemer, ingeschreven bij de KVK onder nummer 42064436.

1.2 Opdrachtgever: de zakelijke partij die een overeenkomst aangaat met Sivalo.

1.3 Overeenkomst: de afspraak tussen Sivalo en de opdrachtgever, bestaande uit de ondertekende offerte of opdrachtbevestiging en deze algemene voorwaarden.

1.4 AI Kompas: het product van Sivalo, bestaande uit een digitale vragenlijst, verwerking van de antwoorden en oplevering van de Routekaart.

1.5 Routekaart: het eindresultaat van het AI Kompas. Een rapport met inzichten en concrete aanbevelingen op basis van de ingevulde vragenlijsten.

1.6 Advies: alles wat Sivalo in het kader van de opdracht oplevert, waaronder analyses, scores, aanbevelingen, presentaties en toelichtingen.

1.7 Implementatie: het daadwerkelijk uitvoeren van maatregelen of wijzigingen naar aanleiding van het Advies. Implementatie valt niet onder de standaardopdracht van Sivalo, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is afgesproken.

1.8 Derden: alle anderen dan Sivalo en de opdrachtgever, zoals medewerkers van de opdrachtgever, leveranciers en externe dienstverleners.

1.9 Ondertekening: een fysieke of digitale handtekening waaruit blijkt dat de opdrachtgever de opdracht aanvaardt en de ondertekenaar bevoegd is om namens zijn organisatie te handelen.

Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten van Sivalo, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

2.2 Afwijkingen die de scope, prijs of aansprakelijkheid raken, zijn alleen geldig als ze schriftelijk of per e-mail zijn overeengekomen. Kleine praktische aanpassingen kunnen mondeling worden afgestemd en worden door Sivalo bevestigd per e-mail.

2.3 Eventuele inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing.

2.4 Sivalo mag deze voorwaarden aanpassen. Wijzigingen gelden alleen voor nieuwe opdrachten. Bij lopende opdrachten blijven de oorspronkelijke voorwaarden van kracht.

2.5 De diensten van Sivalo zijn bedoeld voor zakelijke opdrachtgevers. Als een opdrachtgever toch als consument zou kunnen worden gekwalificeerd, gelden deze voorwaarden alleen voor zover de wet dat toestaat.

2.6 Als er tegenstrijdigheid is, geldt de meest specifieke afspraak: eerst de opdrachtbevestiging of overeenkomst, dan de offerte, dan deze algemene voorwaarden.

Aanbod en totstandkoming overeenkomst

3.1 Sivalo kan een offerte herroepen tot het moment dat de opdrachtgever deze ondertekend heeft geretourneerd.

3.2 Een overeenkomst komt tot stand zodra Sivalo de door de opdrachtgever ondertekende offerte of opdrachtbevestiging heeft ontvangen. Sivalo start geen werkzaamheden voordat dit het geval is.

3.3 Een mondeling akkoord, akkoord per e-mail, WhatsApp of andere informele bevestiging geldt niet als overeenkomst, tenzij Sivalo dat uitdrukkelijk schriftelijk bevestigt.

3.4 Door ondertekening verklaart de opdrachtgever akkoord te zijn met de offerte, de omschreven scope, deze algemene voorwaarden en, indien van toepassing, de verwerkersovereenkomst. De opdrachtgever verklaart ook bevoegd te zijn om namens zijn organisatie te handelen.

3.5 Een offerte is geldig gedurende de termijn die erin staat. Staat er geen termijn in, dan geldt 30 dagen na dagtekening.

Uitvoering van de opdracht

4.1 Sivalo voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen. Sivalo spant zich in om het beste resultaat te leveren, maar garandeert geen specifiek eindresultaat, tenzij dat uitdrukkelijk schriftelijk is afgesproken en in de offerte is benoemd.

4.2 Sivalo mag derden inschakelen voor de uitvoering van de opdracht en informeert de opdrachtgever daar vooraf over. Sivalo blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitvoering.

4.3 De opdrachtgever zorgt ervoor dat Sivalo tijdig beschikt over alle informatie, toegang en medewerking die nodig is. Vertraging of extra kosten die ontstaan doordat dit niet op tijd beschikbaar is, komen voor rekening van de opdrachtgever.

4.4 Sivalo gaat uit van de juistheid van de informatie die de opdrachtgever aanlevert, zoals antwoorden op vragenlijsten en organisatiegegevens. Sivalo controleert deze informatie niet zelfstandig en is niet aansprakelijk voor fouten of onjuiste conclusies die voortvloeien uit onvolledige of onjuiste input.

4.5 Genoemde termijnen zijn indicatief. Het overschrijden van een termijn geeft de opdrachtgever niet automatisch recht op schadevergoeding of ontbinding, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

4.6 Alle analyses, aanbevelingen en indicaties van Sivalo zijn adviserend van aard. Hieraan kunnen geen garanties worden ontleend op het gebied van resultaat, kostenbesparing, productiviteitswinst of naleving van wet- en regelgeving.

4.7 De opdracht van Sivalo omvat geen implementatie, technische inrichting, juridische toetsing, compliance-audit of change-managementtraject, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is afgesproken.

4.8 De opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of de adviezen van Sivalo passend en uitvoerbaar zijn binnen zijn organisatie.

4.9 Alleen werkzaamheden die in de offerte of opdrachtbevestiging staan, vallen binnen de opdracht. Als er tijdens de uitvoering aanvullende werkzaamheden nodig zijn, bespreekt Sivalo dat zo snel mogelijk met de opdrachtgever, inclusief de gevolgen voor prijs en planning. Meerwerk wordt alleen uitgevoerd na schriftelijk akkoord.

Vertrouwelijkheid en privacy

5.1 Sivalo behandelt alle informatie die zij in het kader van de opdracht ontvangt vertrouwelijk en gebruikt deze alleen voor de uitvoering van de overeenkomst.

5.2 Sivalo rapporteert de resultaten van het AI Kompas nooit op individueel medewerkersniveau, tenzij dat uitdrukkelijk schriftelijk is afgesproken. Rapportages zijn altijd geaggregeerd en niet herleidbaar naar individuen.

5.3 Sivalo verwerkt persoonsgegevens conform de AVG. De verwerkersovereenkomst is opgenomen als Bijlage A bij deze voorwaarden.

5.4 De opdrachtgever zorgt ervoor dat medewerkers tijdig zijn geïnformeerd over deelname aan de vragenlijst en het doel daarvan, en dat hiervoor een rechtsgeldige basis bestaat conform de AVG.

5.5 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor wat medewerkers invullen in open tekstvelden. De opdrachtgever instrueert medewerkers om geen gevoelige persoonsgegevens, medische informatie of vertrouwelijke bedrijfsinformatie te delen, tenzij dit uitdrukkelijk is afgesproken.

5.6 Sivalo werkt niet in de systemen van de opdrachtgever en heeft daar geen toegang toe. Sivalo verwerkt uitsluitend gegevens in haar eigen systemen, overeenkomstig Bijlage A. Gegevensverlies in de systemen van de opdrachtgever kan Sivalo daarom niet worden toegerekend. Informatie die buiten de scope van de opdracht valt of onnodig gevoelig is, laat Sivalo buiten beschouwing en verwijdert of anonimiseert zij in haar eigen systemen.

Intellectueel eigendom

6.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Sivalo ontwikkelde methodiek, vragenlijsten, modellen en Routekaarten berusten bij Sivalo.

6.2 Na volledige betaling krijgt de opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht op de voor hem opgestelde Routekaart, uitsluitend voor intern gebruik binnen de eigen organisatie. Dit recht is niet overdraagbaar.

6.3 De opdrachtgever mag de Routekaart, de methodiek en andere door Sivalo ontwikkelde materialen niet verveelvoudigen, openbaar maken, commercieel gebruiken of aan derden verstrekken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sivalo.

6.4 Sivalo mag opgedane kennis, ervaring en geanonimiseerde gegevens gebruiken voor verbetering van haar dienstverlening en productontwikkeling, mits niet herleidbaar tot de opdrachtgever of individuele medewerkers.

6.5 Sivalo gebruikt de naam of het logo van de opdrachtgever alleen als referentie na voorafgaande schriftelijke toestemming.

6.6 De opdrachtgever mag de resultaten van Sivalo niet gebruiken voor commerciële dienstverlening aan derden of voor de ontwikkeling van concurrerende producten, tenzij Sivalo daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

6.7 Sivalo is vrij om vergelijkbare diensten te verlenen aan andere opdrachtgevers, ook in dezelfde branche, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

Tarieven en betaling

7.1 Alle tarieven zijn in euro's en exclusief btw, tenzij anders vermeld.

7.2 Facturen dienen binnen 30 dagen na factuurdatum te worden betaald, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

7.3 Bij te late betaling is de opdrachtgever automatisch in verzuim. Sivalo mag dan wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen.

7.4 Zolang een factuur niet is betaald, mag Sivalo haar werkzaamheden of de oplevering opschorten. Dit leidt niet tot aansprakelijkheid van Sivalo.

7.5 Bezwaar tegen een factuur dient binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend. Een bezwaar schort de betalingsverplichting voor het niet-betwiste deel niet op.

7.6 Sivalo hanteert gefaseerde facturering: 25% bij de start van de opdracht en 75% bij oplevering van de Routekaart. Als op de offerte een andere afspraak staat, geldt die. Blijft betaling van een deelfactuur uit, dan mag Sivalo de uitvoering opschorten totdat betaald is.

7.7 De opdrachtgever mag niet verrekenen of de betaling opschorten, tenzij Sivalo de tegenvordering schriftelijk heeft erkend of deze onherroepelijk in rechte is vastgesteld.

Annulering en opzegging

8.1 Annulering door de opdrachtgever dient schriftelijk te gebeuren.

8.2 Bij annulering meer dan 14 dagen voor de geplande startdatum is geen vergoeding verschuldigd.

8.3 Bij annulering binnen 14 dagen voor de geplande startdatum is 25% van het overeengekomen tarief verschuldigd. Als de vooruitbetaling al heeft plaatsgevonden, vervalt het recht op terugbetaling daarvan.

8.4 Bij annulering nadat de vragenlijst is gestart maar voor oplevering van de Routekaart, is een vergoeding verschuldigd voor de verrichte werkzaamheden en gereserveerde capaciteit. Deze vergoeding bedraagt minimaal 50% van het overeengekomen tarief. Op verzoek specificeert Sivalo de verrichte werkzaamheden.

8.5 Bij annulering na oplevering van de Routekaart is het volledige tarief verschuldigd.

8.6 Als de opdrachtgever zijn verplichtingen niet nakomt, mag Sivalo de opdracht opschorten of beëindigen. Sivalo is in dat geval niet gehouden tot schadevergoeding.

8.7 Als de opdrachtgever de uitvoering vertraagt of onvoldoende medewerking verleent, blijft hij gehouden de vergoeding te betalen voor reeds verrichte werkzaamheden en gereserveerde capaciteit.

8.8 Sivalo mag de opdracht met onmiddellijke ingang beëindigen als de opdrachtgever handelt in strijd met de overeenkomst of toepasselijke wet- en regelgeving, of als voortzetting redelijkerwijs niet van Sivalo kan worden verlangd.

Aansprakelijkheid

9.1 Sivalo voert haar werkzaamheden zorgvuldig en naar beste vermogen uit.

9.2 Als Sivalo tekortschiet, is haar aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de opdrachtgever voor de betreffende opdracht heeft betaald. Sivalo is nooit aansprakelijk voor meer dan het factuurbedrag van de laatste drie maanden bij een doorlopende opdracht.

9.3 Sivalo is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of gevolgschade.

9.4 Alle adviezen en aanbevelingen van Sivalo zijn indicatief. De opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de beslissingen die hij neemt op basis van het advies.

9.5 Sivalo gaat uit van de juistheid van de informatie die de opdrachtgever aanlevert. Sivalo is niet aansprakelijk voor onjuiste conclusies die voortvloeien uit onvolledige of onjuiste input.

9.6 Sivalo garandeert niet dat de opdrachtgever met behulp van het AI Kompas of de Routekaart voldoet aan wet- en regelgeving, waaronder de AVG of de AI Act. De opdrachtgever blijft daar zelf verantwoordelijk voor.

9.7 Sivalo is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van externe software, platforms of diensten die in een advies worden genoemd. Voor die partijen gelden hun eigen voorwaarden.

9.8 Adviezen zijn gebaseerd op de stand van zaken op het moment van uitvoering. Sivalo is niet aansprakelijk voor schade door ontwikkelingen die na oplevering plaatsvinden.

9.9 De aansprakelijkheidsbeperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Sivalo. Dit is wettelijk verplicht en kan niet contractueel worden uitgesloten.

9.10 Als er iets niet goed gaat, treden partijen eerst met elkaar in overleg. De opdrachtgever stelt Sivalo in de gelegenheid om eventuele tekortkomingen te onderzoeken en waar mogelijk te herstellen. Aanspraken vervallen als de opdrachtgever Sivalo niet binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk informeert, en in ieder geval twaalf maanden na oplevering van de opdracht.

Overmacht

10.1 Sivalo hoeft haar verplichtingen niet na te komen als dat door overmacht niet mogelijk is.

10.2 Overmacht is elke situatie buiten de invloedssfeer van Sivalo die nakoming verhindert, zoals ziekte, uitval van personen, storingen in digitale infrastructuur, cyberincidenten, overheidsmaatregelen of andere onvoorziene omstandigheden.

10.3 Duurt de overmachtsituatie langer dan 30 dagen, dan kunnen beide partijen de opdracht schriftelijk beëindigen zonder dat schadevergoeding verschuldigd is. Reeds verrichte werkzaamheden blijven verschuldigd.

Toepasselijk recht en geschillen

11.1 Op alle overeenkomsten met Sivalo is Nederlands recht van toepassing.

11.2 Als er een geschil ontstaat, proberen partijen dit eerst samen op te lossen. Lukt dat niet binnen 30 dagen na schriftelijke melding, dan kan het worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.

Slotbepalingen

12.1 Deze voorwaarden worden altijd meegestuurd bij de offerte en zijn beschikbaar via sivalo.nl.

12.2 Als een bepaling in deze voorwaarden ongeldig blijkt, blijven alle overige bepalingen gewoon van kracht.